Khởi tạo hội nghị

Khởi tạo hội nghị

Mục đích: Giúp ban tổ chức khởi tạo hội nghị trên phần mềm.

Hướng dẫn thực hiện

1. Sau khi đăng nhập vào phần mềm Taskgov, nhấn vào nội dung Hội nghị.

2. Tại giao diện danh sách Hội nghị, nhấn Thêm để thêm mới hội nghị.

• Đối với màn hình chưa có hội nghị nào được tổ chức:

• Đối với màn hình đã tổ chức một số Hội nghị:

2. Tại giao diện chi tiết hội nghị, khai báo các thông tin:

• Nhập Tên hội nghị
• Nhập Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc hội nghị
• Chọn Địa điểm dự họp
• Tích chọn Hình thức họp
• Chọn Loại hội nghị
• Tích chọn có bắt buộc thủ trưởng đơn vị tham gia hay không
• Chọn Đơn vị chủ trì
• Tích chọn thành viên ban tổ chức
• Chọn Chủ tọa và tích chọn Thư ký của hội nghị
• Tích chọn các tùy chọn cho hội nghị.
• Thêm mô tả nội dung chi tiết hội nghị
• Nhấn Tạo.

3. Sau khi nhấn Tạo, chương trình sẽ hiển thị màn hình thông tin Hội nghị như sau:

Lưu ý: Có thể nhấn Sửa để sửa thông tin hội nghị, tuy nhiên chỉ có thể sửa hội nghị trước khi hội nghị bắt đầu.

Hủy hội nghị

Sau khi khởi tạo hội nghị, người tổ chức có thể hủy hội nghị bởi một số lý do nào đó. Khi hủy hội nghị, các thành viên tham dự sẽ nhận được thông báo về việc hội nghị bị hủy và lý do hủy là gì. 

1. Để hủy hội nghị, nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm, chọn Hủy hội nghị.

2. Các trường hợp cho phép hủy hội nghị:

Hội nghị mới khởi tạo, chưa thêm thành phần tham dự

• Trường hợp hội nghị mới khởi tạo, chưa thêm thành phần tham dự, chương trình sẽ hiển thị thông báo như sau. Nhấn Có để đồng ý hủy hội nghị.

• Nhập lý do hủy hội nghị. Nhấn Đồng ý. Khi hủy hội nghị, các thành viên tham dự sẽ nhận được thông báo về việc hội nghị bị hủy và lý do hủy là gì.

Hội nghị đã thêm thành phần tham dự

Trường hợp hội nghị đã thêm thành phần tham dự, chương trình sẽ hiển hị thông báo như sau. Nhấn Có để đồng ý hủy hội nghị. Sau đó nhập lý do hủy tương tự như trường hợp trên.

Hội nghị đã gửi thư mời

Trường hợp đã gửi thư mời, phần mềm sẽ hiển thị thông báo như sau:

Khi hủy hội nghị, người tham dự sẽ nhận được thư gửi hội nghị:

• Trường hợp anh/chị có vai trò là chủ tọa/thư ký/ban tổ chức, anh/chị sẽ nhận được thư hủy hội nghị như sau:

• Trường hợp anh/chị là thành phần tham dự, anh/chị sẽ nhận được thư hủy hội nghị như sau:

Lưu ý: Hội nghị sẽ không thể hủy nếu có các trường hợp sau:

• Hội nghị đang diễn ra
• Hội nghị đã kết thúc