Đăng ký thêm/Ủy quyền thành phần tham gia

I. Trước khi hội nghị diễn ra

1. Chủ tọa/Ban tổ chức/Thư ký khi nhận được thư mời tham gia hội nghị, sau khi truy cập vào hội nghị (trước khi hội nghị bắt đầu), có thể đăng ký thêm thành phần tham dự bằng cách nhấn Đăng ký thêm.

2. Tại đây, nhấn Thêm và khai báo các thông tin: chọn Họ và tên => phần mềm sẽ tự động hiển thị thông tin Đơn vị, Chức vụ, Email của người được thêm. Nhấn Đăng ký.

3. Đối với thành phần được gửi thư mời tham dự, phần mềm cho phép người dùng trong hệ thống có thể ủy quyền cho CBNV khác trong đơn vị tham gia bằng cách chọn chức năng Ủy quyền nếu không thể tham dự được trước khi hội nghị bắt đầu.

4. Tại đây chọn Người ủy quyền tham dự, phần mềm sẽ tự động hiển thị Chức vụ và Mail của người ủy quyền. Lưu ý: Người được ủy quyền tham dự sẽ không thể ủy quyền được cho người khác.

Lưu ý:

• Với TH bắt buộc Thủ trưởng đơn vị tham gia thì kể cả khi đã ủy quyền cho người khác thì vẫn sẽ hiển thị tên trên danh sách tham dự, đồng thời khi hội nghị bắt đầu, phần mềm vẫn hiển thị TTĐV vắng mặt với lý do “Đã ủy quyền tham dự”.
• Với TH không bắt buộc Thủ trưởng đơn vị tham gia thì khi ủy quyền, người được ủy quyền sẽ thay thế luôn TTĐV trong danh sách tham dự.

II. Trong khi hội nghị diễn ra

Trong khi hội nghị đang diễn ra, chỉ ban tổ chức, thư ký, chủ tọa có thể thêm thành phần tham dự hội nghị

• Trường hợp chủ tọa có việc gấp cần xử lý, có thể ủy quyền cho người khác thay thế vị trí chủ tọa.