Đặt phòng họp

Mục lục

Phòng họp cho phép người đặt phòng đặt lịch họp một cách dễ dàng và nhanh chóng với nhiều tiện ích.

Để đặt lịch họp trên ứng dụng Phòng họp, người dùng có thể thực hiện như sau.

Cách 1: Nhấn nút Đặt phòng trên giao diện quản lý lịch họp.

Cách 2: Đặt phòng trên danh sách xem lịch họp dạng lịch.

Hướng dẫn chi tiết:

Trên giao diện Quản lý lịch họp/xem dạng lịch, các ô trống trên bảng lịch họp là các Khung giờ trống cho phép người dùng đặt phòng họp. Người dùng có thể tìm được phòng trống phù hợp một cách nhanh chóng.

Có thể di chuột lên tên phòng (hiển thị trên các cột dọc) xem thông tin chi tiết về khu vực, chứa và thiết bị của phòng họp để chọn phòng phù hợp. Nhấp chuột vào một khung giờ trống.

Khai báo các thông tin cần thiết:
- Tiêu đề lịch họp.
- Chọn phòng họp.
- Chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cuộc họp.
- Mô tả cuộc họp: Mô tả vắn tắt nội dung của cuộc họp, nội dung này sẽ được hiển thị trên thông tin cuộc họp.

Lặp lại: Đối với các lịch họp định kỳ, ví dụ như họp giao ban, họp thường kỳ…. người dùng có thể cài đặt lặp lại để hệ thống tự động đặt lịch họp theo chù kỳ mong muốn.
- Trên màn hình khai báo thông tin đặt lịch họp. Người dùng chọn Lặp lại.
- Chọn chu kỳ lặp lại Hằng ngày/Hằng tuần/Hàng tháng.
- Tiếp đó, chọn thời gian kết thúc của chu kỳ.
Lưu ý: Người dùng có thể Sửa/Xóa một lịch họp hoặc toàn bộ chu kỳ
Có sử dụng video: Sau khi chọn, thông tin có sử dụng video sẽ hiển thị trên lịch họp.
Yêu cầu dịch vụ: Khi cần người phụ trách dịch vụ phòng họp chuẩn bị trà nước, tài liệu,… cho cuộc họp. Người đặt phòng chọn yêu cầu dịch vụ và viết thông tin yêu cầu
Đính kèm tài liệu: Người dùng có thể đính kèm tài liệu để người tham gia xem trước cuộc họp. Nhấn Thêm tài liệu và chọn tệp để tải lên. Tài liệu sẽ được gửi kèm theo mail mời họp tới tất cả người tham gia.
Thành viên tham gia: Nhấn Thêm thành viên để chọn người tham gia, nhập tên hoặc mail để tìm người tham gia hoặc mời theo phòng ban.
Sau đó, nhấn Đặt lịch để hoàn tất đặt phòng.