Tiếp nhận và phân công trả lời kiến nghị (cấp Tổng cục)

Mục đích

Giúp người xử lý kiến nghị trả lại kiến nghị nếu kiến nghị mang tính khiếu nại, tố cáo hoặc tiếp nhận, đề xuất phân công trả lời kiến nghị. Sau khi đề xuất phân công, kiến nghị sẽ được gửi đến Người phê duyệt trên phần mềm.

Hướng dẫn thực hiện

1.Trả lại/Tiếp nhận kiến nghị

Sau khi thực hiện tiếp nhận kiến nghị, Người tiếp nhận kiến nghị thực hiện tiếp nhận và phân công trả lời kiến nghị như sau:

a. Với nội dung kiến nghị mang tính khiếu nại, tố cáo.

Nhấn Trả lại để trả lại kiến nghị về cho Người gửi kiến nghị.

Trên hộp thoại trả lại: 

• Nhập lý do trả lại kiến nghị

• Nhấn Đồng ý để hoàn tất bước từ chối tiếp nhận kiến nghị, đồng thời hệ thống chuyển kiến nghị về lại cho Người gửi kiến nghị.

b. Với kiến nghị đã từng có nội dung trả lời

Tham khảo tại mục Tra cứu với những kiến nghị đã có nội dung trả lời, và thực hiện như sau:

• Tích chọn Đã có nội dung trả lời tại mục Tình trạng trả lời.

• Nhập/Sao chép nội dung trả lời kiến nghị từ kiến nghị có trong kho tra cứu

• Tải lên tài liệu trả lời đính kèm (nếu có)

• Tại mục Phụ trách trả lời:

  • Nếu trả lời kiến nghị trước đó là Đơn vị chuyên môn thì Tích chọn Đơn vị chuyên môn và chọn Đơn vị trả lời, đồng thời chọn Đơn vị phối hợp nếu có

  • Nếu trả lời kiến nghị trước đó là Cục trưởng/Phó cục trưởng/Tổng cục trưởng/Phó tổng cục trưởng thì Tích chọn tương ứng và chọn Đơn vị phối hợp nếu có

Cuối cùng, để gửi nội dung trả lời về cho người gửi kiến nghị, nhấn Đồng ý. Hệ thống sẽ kết thúc quy trình và gửi nội dung trả lời về người kiến nghị.

c. Với kiến nghị mới

• Điều chỉnh lại Lĩnh vực kiến nghị, Mức độ ưu tiên nếu chưa đúng với nội dung kiến nghị.
• Đề xuất Phụ trách trả lời, thời hạn trả lời, duyệt phân công trả lời, duyệt nội dung trả lời cho kiến nghị theo từng trường hợp sau:

Trường hợp 1: Nếu người dùng chọn phụ trách trả lời là Đơn vị chuyên môn thì:

• • Chọn đơn vị trả lời trong danh sách cơ cấu đơn vị (bắt buộc)
  • Chọn đơn vị phối hợp trả lời
  • Thêm thời hạn trả lời cho đơn vị trả lời
  • Để đề xuất phân công trả lời cần qua Tổng cục trưởng duyệt, bạn tích chọn Cần phê duyệt tại mục Phê duyệt phân công trả lời bởi Lãnh đạo Tổng cục.
  • Với kiến nghị quan trọng, cần duyệt lại nội dung trả lời. Bạn có thể đề xuất duyệt lại nội dung trả lời bằng cách tích chọn Cần phê duyệt tại mục Phê duyệt nội dung trả lời và đề xuất ai sẽ là người duyệt lại nội dung đó.

Trường hợp 2: Nếu người dùng chọn phụ trách trả lời là Phó Tổng cục trưởng thì:

• • Chọn đơn vị phối hợp trả lời nếu cần

  • Thêm thời hạn trả lời cho Phó Tổng cục trưởng

  • Để đề xuất phân công trả lời cần qua Tổng cục trưởng, bạn tích chọn Cần phê duyệt tại mục Phê duyệt phân công trả lời bởi Lãnh đạo Tổng cục.

  • Với kiến nghị quan trọng, cần duyệt lại nội dung trả lời. Bạn có thể đề xuất duyệt lại nội dung trả lời bằng cách tích chọn Cần phê duyệt tại mục Phê duyệt nội dung trả lời và đề xuất ai sẽ là người duyệt lại nội dung đó

Trường hợp 3: Nếu người dùng chọn phụ trách trả lời là Tổng cục trưởng thì:

• • Chọn đơn vị phối hợp trả lời nếu cần

  • Để đề xuất phân công trả lời cần qua Tổng cục trưởng, bạn tích chọn Cần phê duyệt tại mục Phê duyệt phân công trả lời bởi Lãnh đạo Tổng cục.
• Nhấn Đồng ý để chuyển kiến nghị đến bước tiếp theo

Hệ thống hiển thị hộp thoại đồng ý:

• Nhấn Thêm người tại mục Người thực hiện. Theo quy trình của TCTK, bạn có thể chọn Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn Phòng là người duyệt phân công bởi Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục .

• Nhấn Đồng ý để hoàn tất bước tiếp nhận và đề xuất phân công trả lời.

2. Chuyển xử lý

Khi có việc bận không tiếp nhận được kiến nghị, Người ttiếp nhận có thể giao lại công việc cho cấp dưới xử lý.

• Chi tiết chuyển xử lý xem tại đây

3. Xem danh sách kiến nghị đã tiếp nhận

Để xem lại những kiến nghị mình đã tiếp nhận và phân công trả lời, trên màn hình chính của ứng dụng Kiến nghị => Nhấn mục danh sách Kiến nghị tôi đã xử lý.

Tại danh sách Kiến nghị tôi đã xử lý, sử dụng công cụ Tìm kiếm theo mã lượt, tiêu đề kiến nghị hoặc sử dụng công cụ Lọc để tìm được kết quả mong muốn.

Nhấn vào từng kiến nghị để xem chi tiết kiến nghị đang được ai xử lý, xử lý ở bước nào.