Thiết lập phòng họp

Quản trị ứng dụng thêm các phòng họp của đơn vị và thực hiện một số thiết lập cần thiết để người dùng thao tác đặt lịch họp và quản lý phòng họp hiệu quả.

Hướng dẫn thực hiện

Vào Thiết lập/Phòng họp. Tại đây, hiển thị danh sách tất cả các phòng họp đã thiết lập, nhấn Thêm phòng sau đó, thực hiện những thao sau:

• Khai báo thông tin chung của phòng họp
• Thiết lập thông tin khác

1. Khai báo Thông tin chung của phòng họp

Quản trị ứng dụng thực hiện khai báo các thông tin chung của phòng họp bao gồm:

• • Nhập Tên phòng họp: Người dùng đặt theo mục đích sử dụng.
  • Chọn Địa điểm, Khu vực (các khu vực, tầng trong toà nhà).
  • Khai báo Sức chứa tối đa và các Thiết bị có trong phòng họp.
  • Thiết lập người phụ trách dịch vụ phòng họp: Admin có thể thiết lập người phụ trách phòng họp. Khi người dùng đặt phòng và yêu cầu dịch vụ như chuẩn bị trà nước, tài liệu cho cuộc họp,… hệ thống sẽ tự động gửi mail thông báo để người phụ trách chuẩn bị.

2. Thiết lập Thông tin khác

• Thiết lập Yêu cầu phê duyệt

Tiếp theo, để quản lý thời lượng các cuộc họp và phân phối phòng họp hợp lý, Admin có thể thiết lập Yêu cầu phê duyệt cho lịch họp. Hướng dẫn chi tiết tại đây.

• Thiết lập Giới hạn người đặt phòng

Trong một số trường hợp, người dùng muốn giới hạn đối tượng được phép đặt phòng, ví dụ như:

• • Phòng họp đặc biệt chỉ dành cho một số đối tượng nhất định (Dành riêng cho lãnh đạo, dành riêng cho Bộ phận A,…).
  • Phòng chuyên phục vụ những cuộc họp quan trọng, chỉ có người phụ trách phòng họp hoặc quản lý mới được quyền đặt.
  • …

Để đáp ứng nhu cầu này, Admin có thể cài đặt Giới hạn người đặt phòng.

Cách làm như sau:

Nhấn Thông tin khác. Tích chọn vào mục Giới hạn người đặt phòng. Sau đó chọn người được phép đặt phòng. Nhấn Lưu để hoàn thành.

Sau khi thiết lập, chỉ những người dùng có tên trong danh sách mới có thể đặt lịch họp tại phòng này.